Une procédure désigne une manière spécifiée d'effectuer un ensemble de tâches. Elle représente la mise en œuvre de tout ou d'une partie d'un processus et est destinée à être reproductible. Elle décrit ainsi étape par étape l'enchainement des tâches à réaliser, et les rôles et responsabilités associées.
Chaque procédure est accompagnée d'au minimum 4 informations (émetteur, statut, date de validation, par) :
Émetteur : Service DSI (qui/quel service a rédigé la procédure)
Statut : Validé (statut de la procédure : proposition, en cours de validation, validé)
Date : 08/10/2020 (date de validation)
Par : Directeur (personne ayant validé la procédure : directeur, employeur)
Accès : lien vers le service concerné si service web
Qui : Tout le monde peut proposer une procédure sur les sujets relevant de sa fiche de poste ou des missions de son service
Sur quoi : Tous les sujets nécessitant une organisation précise ou relevant du respect de règles internes (structure).
Quand : Une procédure peut être créée à n’importe quel moment
Comment : Créer un document texte (voir les précisions ci-dessous pour le contenu), puis le soumettre au directeur pour validation. Le directeur pourra alors le transmettre pour validation à l’employeur selon la teneur de la procédure proposée.
Une fois validée, le service DSI intégrera la procédure au guide des procédures en ligne et alertera l’ensemble des salariés de sa mise en ligne via la liste de diffusion [SALARIES]
Modification : Sur le même modèle que la création et la validation d’une procédure, une proposition de modification peut être réalisée.
Contenu :
Le corps de la procédure décrit les process à mettre en œuvre, leur chronologie ainsi que les personnes concernées pour chacune des tâches décrites. Des schémas sous formats images peuvent être joints au contenu, ainsi que d’éventuelles pièces-jointe (pdf).
La rédaction du corps d’une procédure est libre, mais ne doit pas entrer en conflit avec une procédure déjà existante et respecter le cadre légal en vigueur.
Les procédures sont à usage interne uniquement et ne doivent pas être diffusées à l'extérieur sans accord préalable écrit du directeur (données sensibles, RGPD).
Sur la forme, essayer de rester concis et d’employer des termes compréhensibles par tous (si nécessaire, il est possible d’ajouter un terme au glossaire CEN NA).